Facturación y tecnología de punta: las claves para la experiencia del cliente

Por Horacio Laurens, Gerente de Operaciones de Compañía Hasar

El proceso de facturación en una empresa de Retail es tal vez el punto más crítico en la relación con sus clientes: si el mismo se torna muy lento, corre el riesgo de formar largas filas que pueden llevar al cliente a abandonar los productos que ha adquirido por impulso, o lo que es peor, directamente a abandonar el establecimiento sin llevar ningún producto. Por eso, es en el proceso de facturación donde el comerciante tiene que aplicar la mejor tecnología disponible para evitar que en esos escasos minutos se desmorone la experiencia de compra.

Independientemente de los sistemas y periféricos que cada empresa utilice, hoy en día el Controlador Fiscal sigue siendo el encargado de emitir físicamente los comprobantes entre quienes facturan a consumidor final. Luego, para otra categoría de contribuyentes, también se encuentra habilitada la factura electrónica.

Al día de hoy, la tecnología a utilizar según cada actividad depende de lo que AFIP regule, pero suponiendo que más adelante se desregule y se permita la libre elección entre el controlador fiscal o la factura electrónica, la decisión pasaría a ser una cuestión de cuán equipado está un comercio para operar con las diferentes modalidades. Por ejemplo, sabiendo que la factura electrónica tiene que cumplir con determinado estándar de conectividad en línea con el servidor de AFIP y almacenaje de documentos.

Antes de optar conviene estudiar los pros y contras de cada sistema según la realidad que vive el establecimiento donde será aplicado. Para algunos el sistema de facturación electrónica propuesto tiene una administración compleja poco apta para un comercio pequeño, ya que requiere un departamento/proveedor de sistemas o por lo menos la presencia de personal capacitado para mantenerlo. Por otro lado, en comercios de alto volumen de tráfico, hay que estudiar muy bien si la emisión de comprobantes del comercio es capaz de resolver las transacciones en línea en tiempo y forma sin ocasionar demoras. Mientras que un Controlador fiscal de segunda generación mantiene las ventajas operativas del sistema de facturación tradicional, básicamente su gran rapidez para la emisión de ticket y ticket facturas, es más rígido en la información y formato de impresión.

Para mejorar la gestión y el proceso de facturación es fundamental que los diferentes dispositivos que intervienen en el momento del checkout sean los adecuados: desde los lectores de código de barras, impresoras, PC, como así también los sistemas de facturación, sistemas de cobro, infraestructura (comunicaciones, tendido eléctrico) y cuestiones operativas propias del comercio deben trabajar sincronizadamente para un óptimo rendimiento y para evitar que se produzca un “cuello de botella” que perjudicaría al sistema en su totalidad. Lo mejor es trabajar sobre cada uno de ellos para lograr el mejor costo/prestación del mercado para los niveles de servicio deseados.

En los últimos años y siempre hablando de transacciones físicas, donde un consumidor está presente en la tienda, está creciendo mucho la utilización de sistemas móviles, como por ejemplo punto de ventas en tabletas e impresión de comprobantes remoto.

Además existen avances muy importantes en dispositivos y sistemas que podemos llamar periféricos, que ayudan a acelerar el proceso de facturación: desde lectores incorporados por reconocimiento de imágenes, aplicaciones para el reconocimiento de imágenes, sistemas de cálculo y aplicación de ofertas y promociones, sistemas transaccionales que agilizan el pago con diferentes medios, Dispositivos de Auto-atención.

En relación al hecho de emitir una factura, se produjo un salto grande vinculado con la tecnología de impresores fiscales: los dispositivos de segunda generación son equipos más pequeños, tres veces más veloces, silenciosos, que requieren menos mantenimiento y son más económicos que sus antecesores.

Es aconsejable que las empresas aprovechen estos avances tecnológicos para optimizar su proceso de facturación, lo que sin duda redundará en más y mejores ventas.