COVID y la necesidad urgente de protocolos para el Home Office

por Matías Nahón, Managing Director, Berkeley Research Group, Argentina

Los cambios en las formas de trabajo, que ha impuesto la pandemia, implican nuevos desafíos para las empresas. Muchos de estos cambios llegaron para quedarse, y las empresas deben adaptarse.

¿Cuáles son los desafíos que trajeron estos cambios? A los efectos de garantizar la continuidad de sus operaciones, las empresas se han visto obligadas a volcarse hacia el trabajo desde casa (o home office). Ningún gerente puede obviar que este paso trae aparejado, al menos a priori, un riesgo para la seguridad de la información de la empresa.

El home office impone reacondicionar los procesos, las políticas y controles que garantizan la seguridad de la información “dentro” de la empresa, hoy esa situación se ve ampliada a las casas de los empleados. Lo importante es reaccionar rápido y adaptarse al nuevo escenario creando, reformulando, o ajustando protocolos.

En general, se tiende a pensar sólo en soluciones tecnológicas. Sin embargo, aunque es evidente la necesidad tecnológica podemos afirmar que el núcleo de la solución siguen siendo los protocolos y procedimientos formalizados. Estos protocolos deben customizarse en función a cada necesidad, prestando atención a la fluidez del trabajo, y teniendo presentes los riesgos. El traslado de tareas al home office trae aparejado el riesgo de pérdida, o robo intencional, de información sensible.

Lo primero que debe encararse es la formalización de procedimientos y de la conducta para las actividades del home office. El registro
escrito de estos procedimientos, y el consentimiento firmado por parte de los empleados, reducirá considerablemente futuros cuestionamientos y conflictos laborales. Para ello, se debe contemplar también la necesidad de brindar una capacitación (puede ser online) a los empleados, que deje claras las responsabilidades individuales en el manejo y uso de información de la empresa.

Los bancos, por las características de su negocio, siempre han estado a la vanguardia en este tipo de cuidados. Sin embargo, siempre existe el riesgo del robo físico de las computadoras de los empleados, o la potencial de colusión de empleados (cuando existe doble chequeo). Quien no pueda divisar este problema hoy, e implementar la solución sufrirá los problemas en el futuro. Más allá de la vacuna, el Home Office vino para instalarse, como aseguran casi todos los expertos.

El protocolo debe considerar la posibilidad de acceso exclusivo a las tareas indicadas para cada responsabilidad, una política clara sobre descarga de información a las computadoras usadas para trabajar, el establecimiento de claves sólidas, individuales y rastreables para cada usuario. Además, el protocolo debe contemplar el monitoreo, de manera remota y sin violar la privacidad el usuario, por parte de la empresa.

En cuanto a los equipos informáticos, podemos decir que si la empresa es quien los provee es importante cerciorarse que posean los
requisitos mínimos de seguridad, para la ejecución de las actividades. Los requisitos de seguridad esenciales son: sistema operativo original y actualizado, antivirus, de preferencia no gratuito, y también actualizado. La aplicación de controlador de dominio en las
computadoras corporativas también ayuda en el proceso de control, evitando la instalación de aplicaciones no homologadas por la empresa. En el caso de que el dispositivo utilizado sea del propio empleado, cabe a la empresa requerir la aplicación de las buenas prácticas documentadas en el protocolo. También los expertos aconsejan el uso de VPNs, posibilitando una comunicación segura con la empresa.

Las empresas que puedan adaptarse e implementar estos protocolos podrán concentrarse en su negocio. Quien se adelante en estas
acciones, tendrá mayor ventaja inmediata para enfrentar la retracción económica que trajo el COVID a nivel mundial y poder enfrentar de manera sólida los desafíos futuros de crecimiento.