Por Fabián Díaz Segovia, CTO & COO at Nubiral
Actualmente, existen diversos escenarios que están atravesando las empresas en lo que se refiere a tecnología y transformación digital. Lo cierto es que el esquema de intercomunicación tradicional, caracterizado por el trabajo de todos los empleados en un mismo ambiente físico, resultó interrumpido por la cuarentena obligatoria. Ante esta nueva situación, muchos no saben cómo reaccionar y se van adaptando poco a poco gracias a los recursos tecnológicos disponibles que nos permiten agilizar nuestras tareas, estemos donde estemos.
Si bien cada realidad es distinta, hay algunas circunstancias y obstáculos que están presentes en muchas consultas. Algunos ejemplos comunes que podemos mencionar son la inquietud acerca de qué herramienta de comunicación interna es más conveniente utilizar o la imposibilidad de avanzar en las tareas por falta de supervisión.
Es fundamental trabajar y reforzar la cultura organizacional de una empresa, capacitando a todo el personal, incluidos los cargos directivos, en la forma correcta de trabajar remoto. Esto puede realizarse a través de la clara definición de los objetivos, respetar el work-life-balance y suplantar la carencia del lenguaje «no verbal» mediante el uso medido de video conferencia.
En cualquiera de los casos, es importante saber y estar tranquilos de que la tecnología está de nuestro lado, las alternativas son muchas y de fácil adquisición. Resulta simple adaptarse a los instrumentos, son muy intuitivos. Contamos con recursos que brindan la posibilidad de trabajar conectados y de manera multidisciplinaria, siendo funcionales al esquema actual de comunicación del “new normal” que, a diferencia del tradicional, es remoto.
Es importante destacar que las herramientas de colaboración en línea y los lugares de trabajo digitales proporcionan un aumento del 20-30% en la productividad de la organización. Gracias a ellas se agilizan muchos procesos, aunque ese no es el único beneficio. También proporcionan ventajas considerables a la hora reducir costos.
Otro punto a favor es que permiten acceder a aplicaciones desde cualquier lugar y dispositivo, bajo la modalidad “software as a service”. Por último, pero no menos importante, los datos almacenados son encriptados por el proveedor, es decir, la información está segura.
Para mencionar algunos ejemplos de “herramientas colaborativas”, existen dos grandes proveedores que están al alcance de la mano, a un click de distancia. Una alternativa es G Suite, que incluye la gama de servicios y recursos de Google (como Gmail, Google Drive, Calendar y Hangouts, entre otros) y puede ser ejecutada en un explorador web (Google Chrome, Mozilla Firefox, etc). Además, la versión para empresas incorpora aplicaciones adicionales al paquete tradicional.
Otra opción disponible es Office 365 que tiene servicios online como el correo (Outlook), conferencias (Teams, Skype), creación de contenidos (Power Point, Word) y gestión de datos (Excel, Flow), entre otros.
En este contexto de aislamiento social, preventivo y obligatorio es fundamental para las empresas adaptarse al cambio, avanzar y crecer. Hay que buscar soluciones y la tecnología está de nuestro lado. Esta crisis se transformará en un fuerte impulso que traerá resultados positivos a nivel empresarial. La clave es estar atentos para aplicar a tiempo las herramientas que tenemos a la mano.
